سجلات المبيعات
- فواتير المبيعات، متسلسلة وبلا فجوات
- الإشعارات الدائنة والمدينة
- عقود العملاء والاتفاقيات
- إثبات التسليم / إنجاز الخدمة
جاهز للتدقيق، دائماً
قواعد الاحتفاظ بالسجلات في الإمارات: ماذا تحتفظ وكم المدة
الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) لا تطلب سجلاتك عندما تسير الأمور بخير، بل تطلبها عندما تُدقَّق أو تقدّم إقراراً. يسرد هذا الدليل ما تحتفظ به بالضبط، وكم مدة الاحتفاظ، وكيف تخزّنه، ليصبح طلب السجلات مهمة عشر دقائق بدل ذعر عشرة أيام.
7 سنواتالاحتفاظ بسجلات ضريبة الشركات (Corporate Tax): البيانات المالية والدفاتر والمستندات الداعمة
كل ما يلمسه المالالفواتير والعقود وكشوف البنوك والرواتب: إذا لمس المال فاحتفظ به
الرقمي يُحتسَبالسجلات الممسوحة مقبولة إذا كانت كاملة ومقروءة وقابلة للاسترجاع، فالورق غير مطلوب
القائمة الأساسية
ماذا تحتفظ
إذا كان المستند يشرح من أين جاء المال أو إلى أين ذهب أو ما الموقف الضريبي الذي اتخذته، فاحتفظ به. منظمة في المجلدات الستة أدناه، ستنجو من أي طلب سجلات.
سجلات المشتريات
- فواتير الموردين والإيصالات
- مستندات الاستيراد والقيود الجمركية
- مطالبات المصروفات مع الإيصالات الداعمة
- عقود الخدمات المتكررة
البنوك والدفاتر
- كشوف البنوك وبطاقات الائتمان
- التسويات البنكية الشهرية
- دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة
- اتفاقيات القروض والتمويل
سجلات الرواتب
- سجلات تحويلات الرواتب عبر نظام حماية الأجور (ملفات SIF)
- كشوف الرواتب الشهرية
- عقود التوظيف ونسخ التأشيرات
- حسابات مكافأة نهاية الخدمة والإجازات
السجلات الضريبية
- إقرارات ضريبة القيمة المضافة (VAT) مع الحسابات ومستندات الرقم الضريبي (TRN)
- حسابات ضريبة الشركات وجداول الإقرارات
- أدلة اختيار إعفاء الأعمال الصغيرة
- أي مراسلات مع الهيئة، محفوظة حرفياً
المستندات المؤسسية
- الرخصة التجارية وتجديداتها
- عقد التأسيس
- قرارات مجلس الإدارة وتغييرات المساهمين
- اتفاقيات إيجار المكاتب
كم المدة
احتفظ بها 7 سنوات
قواعد ضريبة الشركات في الإمارات تتطلب الاحتفاظ بالبيانات المالية والدفاتر والمستندات الداعمة 7 سنوات. توصيتنا بسيطة: طبّق سياسة احتفاظ واحدة مدتها 7 سنوات على كل ما في القائمة أعلاه. قاعدة واحدة أسهل في الاتباع من خمس، وهي تغطي متطلب ضريبة الشركات بهامش، وتعني أنك لن تضطر أبداً للجدال حول أي قاعدة انطبقت على أي مستند.
إذا فرض قطاعك أو منطقتك الحرة قواعد احتفاظ خاصة بها، فتأكد منها مع سلطة الترخيص، واحتفظ بالمدة الأطول أياً كانت. التخزين الرقمي مقبول تماماً: السجلات الممسوحة تُحتسَب بشرط أن تكون كاملة ومقروءة وقابلة للاسترجاع عند الطلب. ما لا يُحتسَب هو معرض هاتف من صور إيصالات غير مرتبة بلا نسخة احتياطية.
وعندما تبلغ السجلات علامة السبع سنوات، لا تحذفها تلقائياً: تأكد أولاً من عدم وجود استفسارات أو تدقيقات أو نزاعات مفتوحة تشير إلى تلك الفترات. حذف سجلات قيد المراجعة يخلق مشكلة أسوأ بكثير من كلفة تخزين الاحتفاظ بها سنة أخرى.
- سمِّ الملفات باتساق: 2026-09_SupplierInvoice_Acme_00421.pdf يتفوق على IMG_2291.jpg في كل مرة.
- انسخ احتياطياً في مكانين. سحابة مع نسخة منفصلة، فحاسوب محمول واحد ليس أرشيفاً.
- أغلق الشهر ثم أرشف. السجلات المؤرشفة مقابل إغلاق شهري مُطابَق تبقى قابلة للعثور عليها؛ والسجلات الملقاة في مجلد سنوي واحد لا تبقى.
مثال عملي
هيكل ملفات جاهز للتدقيق
مثال توضيحي: تخطيط المجلدات لشركة تجارية في دبي
المستوى الأعلى حسب السنة، ثم حسب الشهر، ثم حسب الفئات الست: /2026/09-sales/، /2026/09-purchases/، /2026/09-bank/، /2026/09-payroll/، /2026/09-tax/، مع /corporate/ في المستوى الأعلى للرخص والعقود التي لا تتغير شهرياً.
قائمة الإغلاق الشهري التي تُبقيه صادقاً: كل فواتير المبيعات صادرة ومؤرشفة، وكل فواتير الموردين ملتقطة، والبنك مُطابَق مع الكشف، والرواتب مرحّلة مع إثبات نظام حماية الأجور، والوضع الضريبي للشهر مدوَّن. ثلاثون دقيقة من الانضباط، اثنتي عشرة مرة في السنة، وعندما تطلب الهيئة سجلات الربع الثالث تكون الإجابة رابط مجلد مشترك لا عطلة نهاية أسبوع من التنقيب.
هذا بالضبط ما يحافظ عليه مسك الدفاتر الشهري لك: الدفتر والتسويات والأرشيف، محدّثة باستمرار بدل إعادة بنائها.
نُعد الحسابات والجداول والسجلات الجاهزة للامتثال. أما التمثيل النظامي أمام الهيئة الاتحادية للضرائب فيتم عبر شركاء ضرائب معتمدين في الإمارات.
لا تفعل هذا
أخطاء شائعة
- حذف السجلات بعد «بضع سنوات». القاعدة 7 سنوات لسجلات ضريبة الشركات. «بضع» ليست سياسة احتفاظ.
- إيصالات تعيش في محادثات واتساب الشخصية. غير قابلة للبحث، وبلا نسخة احتياطية، ومختلطة بصور العائلة. امسحها وأرشفها شهرياً.
- لا نسخة احتياطية. حاسوب واحد وهاتف واحد وقرص واحد: أي نقطة فشل واحدة ستفشل في النهاية.
- خلط السنوات في مجلد واحد. عمل نهاية السنة والتدقيق يتضاعف عندما يتشارك 2024 و2025 مجلداً واحداً.
- الاحتفاظ بالسجلات بلا دفتر. مجلد فواتير دون ميزان مراجعة مُطابَق كومة لا دفاتر. الدفتر هو ما يربط كل شيء معاً.
- افتراض أن المحاسب «لديه كل شيء». أنت تملك سجلاتك، دائماً. احتفظ بنسختك الكاملة الخاصة، واجمع كل شيء إذا بدّلت الشركات.
تبدأ من جديد؟ قائمة محاسبة الشركات الجديدة لدينا تجهّز هذا من اليوم الأول، أو تحدث معنا.
عندما يسألون
ماذا تطلب الهيئة عادةً
طلب السجلات ليس اتهاماً، بل فحص روتيني. إليك الحزمة المعيارية، وكيف تجيب عليها خلال يوم.
- ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ العام للفترة: العمود الفقري الذي يتدلى منه كل شيء آخر.
- عينة من فواتير المبيعات والمشتريات: متسلسلة ومقروءة ومطابقة للدفتر.
- كشوف البنوك مع التسويات: لإثبات اتفاق الدفاتر والبنك.
- الحسابات وراء إقرار ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة الشركات: لتوضيح كيف تحولت أرقام الدفتر إلى أرقام مقدمة.
- ملخص الرواتب مع إثبات نظام حماية الأجور: لربط تكاليف الموظفين بالتحويلات الفعلية.
- العقود الرئيسية لأي معاملات كبيرة أو غير معتادة في العينة.
أجب بشكل كامل ومنظم وفي الوقت، واحتفظ بنسخ من كل ما ترسل مع مراسلات الهيئة، مؤرشفة مع سجلاتك الضريبية. الشركات ذات الدفاتر المطابَقة شهرياً تجمّع هذه الحزمة في ظهيرة؛ والشركات التي بلا دفاتر تجمعها في ذعر. هذه هي الحجة الكاملة لعمل الدفاتر شهرياً.
أسئلة السجلات الشائعة
أسئلة الاحتفاظ بالسجلات
كم مدة الاحتفاظ بالسجلات التجارية في الإمارات؟
قواعد ضريبة الشركات في الإمارات تتطلب الاحتفاظ بالبيانات المالية والدفاتر والمستندات الداعمة 7 سنوات. نوصي بسياسة 7 سنوات واحدة بسيطة لكل شيء: الفواتير والعقود وكشوف البنوك والرواتب، والاحتفاظ بالمدة الأطول أياً كانت إذا طلب قطاعك أو منطقتك الحرة أكثر. تأكد من القواعد الخاصة بالقطاع مع سلطة الترخيص.
هل النسخ الممسوحة أو الرقمية مقبولة لدى الهيئة؟
نعم، فالسجلات الرقمية مقبولة بشرط أن تكون كاملة ومقروءة وقابلة للاسترجاع عند الطلب. الأصول الورقية غير مطلوبة. ما يفشل هو صور الهاتف غير المرتبة بلا نسخة احتياطية ونظام أرشفة.
ماذا يحدث إذا لم أستطع تقديم السجلات عند الطلب؟
توقع غرامات، وفي أسوأ الحالات ضريبة تُقدَّر على التخمينات لا على أرقامك الفعلية، وهو ما نادراً ما يعمل لصالحك. الدفاتر الشهرية الكاملة تجعل طلب السجلات حدثاً عابراً.
هل ما زلت بحاجة للاحتفاظ بالسجلات إذا كنت مؤهلاً لإعفاء الأعمال الصغيرة؟
نعم. الإعفاء يعني ضريبة 0% لا أوراق 0%: فما تزال تسجل وتقدم إقراراً وتحتاج السجلات وراءه. الإعفاء يُطالَب به في الإقرار؛ والسجلات تثبت المطالبة.
من يجب أن يحتفظ بسجلاتي: أنا أم محاسبي؟
أنت تملكها، دائماً. محاسبك يحتفظ بنسخ العمل كجزء من الخدمة الشهرية، لكن احتفظ بأرشيفك الكامل الخاص، واجمع تصدير الدفتر الكامل والمستندات وصلاحية البرنامج إذا بدّلت الشركات يوماً.
كيف يبدو طلب سجلات الهيئة فعلاً؟
عادةً: ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ العام للفترة، وعينة من فواتير المبيعات والمشتريات، وكشوف البنوك مع التسويات، والحسابات وراء إقرار ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة الشركات. مع الدفاتر المطابَقة شهرياً، هذا عمل ظهيرة، وبدونها مشروع.
تابع القراءة
أدلة ذات صلة
جاهزون متى كنت
سجلات جاهزة للتدقيق، دائماً
ابدأ بمراجعة مالية مجانية: سنراجع نظام أرشفتك الحالي، ونحدد الفجوات مقابل قاعدة السنوات السبع، ونسلّمك خطة أرشفة بسيطة تعمل. دون أي التزام.
تحدث معنا عبر واتساب